Los empleados de la organización deben conocer las normas de estilo y las formas de comportamiento en los medios sociales para ofrecer una imagen coherente. A este fin, IBM, por ejemplo, elaboró el documento IBM social computing guidelines. Blogs, wikis, social networks, virtual worlds and social media. A continuación se enumeran algunas pautas de comportamiento en los medios sociales por parte de los empleados:

1. Conocer y seguir las normas internas y externas de publicación online, es decir, conocer las normas que se mencionan a continuación.
2. Los empleados son responsables de los contenidos que publican en los distintos medios online. Lo que un trabajador hace en su tiempo libre es cosa suya, pero si hace referencia a la organización o a temas que la puedan implicar, eso pasa a ser tema de todos.
3. La organización cuenta con distintos medios de comunicación online para ponerse en contacto con sus usuarios o clientes y solamente las personas asignadas podrán hablar en nombre de la organización. Si alguien quiere hacer una aportación que cree puede resultar polémica deberá ponerse en contacto con el Departamento de Comunicación que la estudiará y decidirá si puede ser positiva o negativa para la organización. No obstante, se confía en la responsabilidad de los empleados.
4. Para intervenir en conversaciones o debates en los medios sociales sobre temas de nuestra organización hay que identificarse y dejar claro que se habla por uno mismo y no en nombre de la organización.
5. El anonimato no es una opción. Hay que hablar en primera persona. Cuidar cuanto se dice con el fin de proteger la privacidad.
6. Descargo de responsabilidad. Si se tiene un blog lo mejor es descargar la responsabilidad de la organización con una frase tipo: «Las publicaciones en este sitio son mías y no representan necesariamente la postura de mi organización, sus estrategias u opiniones».
7. Respetar los derechos de autor citando las fuentes, la privacidad (por ejemplo: pedir permiso para subir una foto de alguien) y los «secretos» empresariales (no comentar próximas líneas de actuación, situación interna de la organización, etc.).
8. No citar a terceras personas (o clientes) sin su aprobación. Puede que no les guste que se sepa que existe algún tipo de relación.
9. Ser uno mismo, pero respetando a los demás. No despreciar a nadie por su raza, religión o sexo.
10. Si un empleado se identifica como miembro de la organización debe asegurarse de que el contenido que aporta es de valor. Es muy deseable que una organización se vea representada por sus trabajadores, pero debe ser con aportaciones que sean un plus para ella.
11. No discutir de forma «acalorada»; ser honesto, aceptar las razones y asumir los propios errores.
12. No utilizar los logotipos o marcas comerciales de la organización a menos que se tenga autorización para ello.
13. El trabajo online no debe interferir en el resto de actividades diarias.

Otras guías de comportamiento online de empresas para sus empleados:

• Guía para empleados de EFE en redes sociales
• Intel social media guidelines
• News: Social media guidance (BBC)
• Online social media principales (Coca-Cola)
• Ford social media guidelines

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